相談支援専門員の事務負担を大幅軽減！ユースタイルラボラトリーが新ソフト「カイビズプラットフォーム（相談支援）」を提供開始

介護テクノロジー

相談支援の現場が抱える「アナログな事務作業」の課題

介護保険分野のケアマネージャーの業務は7割以上がデジタル化されていると言われる一方で、障害福祉分野の相談支援専門員の業務は、まだまだアナログな部分が多く、事務作業に多くの時間が取られているのが現状です。具体的に、どんな課題があるか見てみましょう。

  • 計画との整合性確認の手間: 受給者証やアセスメント、サービス等利用計画、モニタリング報告書など、管理すべき書類がたくさんあり、過去の記録を探したり、計画書と内容が合っているか確認したりするのに時間がかかっていませんか？

  • 紙ベースの契約・同意取得による負担: 契約書や計画書への同意を得るために、印刷して訪問先に持参し、対面でサインをもらったり、郵送でやり取りしたりする手間と時間が大きな負担になっていることもあります。

  • 受給者証やモニタリングの期限管理の不安: 利用者さんごとの受給者証の更新時期やモニタリングの期限を常に把握し続けるのは大変で、うっかり更新を忘れてしまわないか、不安を感じることもあるでしょう。

「カイビズプラットフォーム（相談支援）」は、ユースタイルラボラトリーが自社で運営する100以上の介護・障害福祉事業所の現場経験と、相談支援専門員の皆さんからの「生の声」を元に開発されました。これらの悩みを根本から解決し、皆さんが利用者さんやご家族との面談、ケアマネジメントといった、最も大切な支援業務に集中できる環境を目指しています。

「カイビズプラットフォーム（相談支援）」の主な特長とメリット

この新しいソフトには、相談支援専門員の業務を大きく変える便利な機能がたくさん搭載されています。クラウド型なので、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるのも大きなポイントです。

1. 初回面接（インテーク）から計画、請求まで一元管理

利用者さんの基本情報から受給者証、アセスメント、サービス等利用計画まで、多岐にわたる記録を一つのシステムでまとめて管理できます。日々の支援経過記録と計画書・アセスメントが直接紐づくため、複数のファイルを探し回る時間が大幅に減ります。支援の進捗状況も一覧で確認でき、書類作成や担当者間の引継ぎもスムーズになります。

利用者情報と書類管理画面

2. 訪問先や画面上で完結する「電子サイン（契約）機能」を標準搭載

契約書やサービス等利用計画（案）への同意を、オンラインで完結できる電子サイン機能を標準搭載。これにより、訪問先でその場でサインをもらったり、遠隔で同意を得たりすることが可能に。書類の印刷や持ち出し、捺印、郵送といった手間がなくなり、回収漏れの心配も減ります。

電子契約のサイン依頼画面

3. 受給者証・モニタリングの更新漏れを防ぐ「期限管理・アラート機能」

受給者証の更新時期やモニタリングの期限が一覧で分かりやすく表示されます。担当者ごとにスケジュールを一括管理できるため、うっかり更新を忘れてしまうといったミスを防ぎ、計画的に業務を進めることができます。

期限管理画面

4. 直感的な操作で簡単に作図できる「ジェノグラム・エコマップ作成機能」

記号や文字を置くだけで、利用者さんの家族構成を示す「ジェノグラム（家系図）」や、社会資源との関係を示す「エコマップ（社会資源関係図）」を簡単に作成・調整できます。別ソフトで作成して取り込むといった二度手間がなくなり、状況の変化に応じた図の更新もシステム上でスムーズに行えます。

ジェノグラム作成画面

エコマップ作成画面

料金と今後の展望

「カイビズプラットフォーム（相談支援）」は、月額9,800円（税別）で利用でき、初期費用はかかりません。現在、最大6ヶ月無料で試せるトライアル期間も設けられています。導入に関する相談やお申し込みは、電話、メール、Webサイトから受け付けています。

  • サービスサイト: https://kaibiz.jp/soudan

  • 電話番号: 050-3145-9131（平日10:00〜18:00）

  • メールアドレス: bs-info@eustylelab.co.jp
    *件名に「カイビズ相談支援について」とご記載ください。

今後の機能拡張として、国保連請求管理（障害福祉）や上限額管理といった請求事務機能のリリースが順次予定されています。また、訪問系サービス向け業務支援ソフト「カイビズプラットフォーム」導入事業所や他社ソフトとのデータ連携も強化し、地域全体での情報共有を円滑にすることを目指しているとのことです。法改正にも追加料金なしで迅速に対応していくため、常に安心して利用できるでしょう。

ユースタイルラボラトリーと「カイビズ」について

ユースタイルラボラトリーは、「すべての必要な人に、必要なケアを届ける。」をミッションに、2012年から介護・障害福祉サービスを展開している会社です。特に重度訪問介護では国内最大手として知られています。

「カイビズ」は、ユースタイルラボラトリーが2023年からスタートさせた介護・障害福祉事業所向けの経営支援サービスで、すでに全国500社以上での導入実績があります。処遇改善加算や特定事業所加算の取得・運用支援を行う「カイビズアシスト」、ヘルパー採用を代行する「カイビズリクルーティング」など、幅広いサービスを提供し、介護業界の課題解決に貢献しています。

カイビズのサービス概要

まとめ：あなたの働き方はどう変わる？

今回の「カイビズプラットフォーム（相談支援）」の登場は、相談支援専門員の皆さんの日々の働き方を大きく変える可能性を秘めています。事務作業が効率化されることで、書類作成や管理にかかっていた時間を、利用者さんとの丁寧なコミュニケーションや、より質の高い支援計画の立案に充てられるようになるでしょう。

これは、個々の専門員の負担軽減だけでなく、介護・障害福祉サービス全体の質の向上、ひいては利用者さんへのより良いケア提供につながる大切な一歩です。デジタル技術を活用した業務改善は、今後の介護業界の働き方を考える上で、ますます重要になっていくでしょう。この機会に、ご自身の業務環境を見つめ直し、新しいツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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